การเขียนแผนการสื่อสาร (Communication Plan) ที่ดี เป็นอย่างไร

เมื่อเขียนแผนการสื่อสาร มีหลายสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง เนื่องจากอาจทำให้แผนของคุณไม่ประสบความสำเร็จหรือไม่สามารถบรรลุผลตามที่คาดหวังไว้ โดยมีข้อควรระวัง ดังนี้

• การไม่มีการกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ซึ่งทำให้การสื่อสารไม่เป็นไปตามเป้าหมาย และยากต่อการประเมินผลลัพธ์ที่ได้
• การละเลยการวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมาย หรือการไม่ทำการวิจัยเกี่ยวกับพฤติกรรมและความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย ซึ่งจะทำให้เนื้อหาที่สื่อสารออกไปไม่ตรงกับสิ่งที่กลุ่มนั้นๆ ต้องการหรือประสบปัญหา
• การเลือกช่องทางสื่อสารที่ไม่เหมาะสม การเลือกช่องทางที่ไม่สอดคล้องกับลักษณะของข้อความที่ต้องการสื่อสาร
• การใช้เนื้อหาที่ซับซ้อนเกินไป เช่น การใช้ภาษาที่เข้าใจยาก หรือการนำเสนอข้อมูลที่ซับซ้อน จะทำให้ผู้รับสารไม่สามารถเข้าใจได้
• การละเลยการติดตามและประเมินผล การไม่ติดตามผลหรือประเมินแผน Communication plan จะทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าแผนการนั้นๆ ได้ผลจริงหรือไม่
• การไม่ยืดหยุ่นในการปรับแผน การยึดติดกับแผนมากเกินไป อาจทำให้ไม่สามารถปรับแผนให้เหมาะสมกับสถานการณ์หรือการเปลี่ยนแปลงภายในองค์กรได้ ส่งผลให้แผนไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปได้

ปัจจุบัน การเขียนแผนการสื่อสารถือเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยกำหนดทิศทางการสื่อสารให้ชัดเจน พร้อมทั้งช่วยให้องค์กรสามารถสื่อสารกับกลุ่มเป้าหมายได้อย่างตรงจุด และบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ได้ อย่างไรก็ตาม เพื่อให้แผนการสื่อสารสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุด จำเป็นต้องหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการวางแผน ซึ่งจะช่วยให้กลยุทธ์การสื่อสารสามารถตอบสนองต่อความต้องการของกลุ่มเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น